Một chương trình roadshow thành công được tạo nên bởi rất nhiều yếu tố, cũng như sự tham gia, nỗ lực của đội ngũ nhân sự vô cùng đông đảo. Và để có những chiến dịch hiệu quả, đạt được mục đích mà doanh nghiệp đề ra thì chắc chắn cần có sự tỉ mỉ, chu toàn trong suốt từ quá trình chuẩn bị đến khi kết thúc tổ chức.
Dưới đây chính là 6 vấn đề đặc biệt quan trọng cho một chương trình roadshow thành công.
Nội dung chính của bài viết
1. Kịch bản chương trình roadshow
Một chương trình roadshow muốn hiệu quả luôn luôn cần được lên kịch bản chi tiết trước khi bắt tay vào triển khai. Để lên được kịch bản chương trình, các doanh nghiệp tổ chức cần xác định được về:
- Mục đích tổ chức chương trình roadshow
- Nhóm khách hàng cần tiếp cận
- Cách thức tổ chức roadshow: loại phương tiện, các hoạt động đi kèm với diễu hành như phát tờ rơi, tổ chức activation,…
- Lộ trình và thời gian chạy roadshow phù hợp theo đoàn xe, mục đích chương trình
- Kịch bản cho các tình huống phát sinh có thể xảy ra khi đoàn xe diễu hành trên đường phố và cách xử lý.
Kịch bản chương trình roadshow cần được lập ra bởi người có kinh nghiệm, khả năng tổ chức, bao quát mọi vấn đề trong chương trình. Bởi lẽ sau khi kịch bản được xây dựng, tất cả mọi người sẽ dựa vào đó để nắm bắt công việc, tiến hành theo nhiệm vụ của mình.
2. Phương tiện tham gia chương trình roadshow
Đối với một chiến dịch diễu hành trên đường phố thì đoàn phương tiện tham gia đóng vai trò hết sức quan trọng. Đoàn xe roadshow được trang trí bắt mắt, làm nổi bật lên dấu ấn về thương hiệu, sản phẩm.
Ở đây, tùy theo loại phương tiện được lựa chọn mà các nhà đầu tư tìm cách trang trí cho hợp lý. Chẳng hạn như xe đạp thì được trang trí bằng cách dán decal trên thân xe, giỏ xe, đặt thêm cờ roadshow sau đuôi xe. Roadshow ô tô thì dán decal 2 bên thân xe. Luxury roadshow ấn tượng dán decal bọc kín toàn bộ xe ô tô 45 chỗ. Roadshow xe bus 2 tầng thì có thể dán decal trên thân xe hoặc dán decal leo kính.
Phương tiện tham gia vào chương trình roadshow phải được lựa chọn đồng bộ, đề cao tính thẩm mỹ. Trước khi diễu hành cần kiểm tra kỹ về nhiên liệu, xăng xe, các bộ phận trong xe để tránh gặp trục trặc khi đang lưu thông.
3. Nhân sự của chương trình roadshow
Tùy vào cách thức tổ chức của chương trình roadshow mà các nhân sự tham gia có thể khác nhau. Chẳng hạn như:
- PB, PG, Mascot đảm nhận vai trò điều khiển phương tiện, cầm cờ roadshow, tổ chức hoạt náo, phát tờ rơi trên đường,…
- SUP quản lý, hỗ trợ đoàn xe và các PB, PG, Mascot.
- Đội ngũ hậu cần thực hiện các công việc như thiết kế, sản xuất, trang trí,…
Khi tuyển chọn nhân sự chương trình roadshow cần chọn những người có kinh nghiệm, nhân sự chạy roadshow chuyên nghiệp. Họ sẽ có những kỹ năng để xử lý công việc nhanh chóng, đảm bảo tính kỷ luật, trách nhiệm, kết hợp làm việc giữa các bộ phận được trơn tru hơn. Ngoài ra, do tính chất chương trình hoạt động cả ngày trên đường phố nên nhân sự cũng cần đảm bảo được cả về sức khỏe.
Các doanh nghiệp nên lưu ý có nhân sự dự phòng cho chương trình roadshow để có thể bổ sung khi cần thiết.
4. Lên kế hoạch chạy roadshow chi tiết
Trước khi chương trình roadshow diễn ra, người tổ chức lập rõ lại một lần nữa bản kế hoạch chi tiết phổ biến đến nhân sự tham gia trực tiếp. Cụ thể là về thời gian tập trung, lộ trình cho các tài xế lái xe, thời gian nghỉ trong chương trình, địa điểm cụ thể tổ chức thêm activation, phát tờ rơi,…
5. Giấy phép chương trình roadshow
Các chương trình roadshow đều phải được cấp phép hoạt động trước khi tiến hành triển khai trên thực tế. Tuy nhiên so với các hình thức quảng cáo ngoài trời khác, việc xin giấy phép roadshow không đơn giản, thậm chí là khá khó khăn. Bởi lẽ các đoàn xe roadshow di chuyển với quy mô lớn, có thể thay đổi về cách thức trang trí, mở rộng diện tích dán quảng cáo.
Do vậy mà để xin giấy phép, doanh nghiệp cần liên hệ, làm việc trực tiếp với Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch địa phương. Tốt nhất, với các đơn vị không có kinh nghiệm nên sử dụng dịch vụ xin giấy phép từ công ty chuyên nghiệp.
6. Điều hành, quản lý chương trình roadshow
Xuyên suốt cả quá trình tổ chức roadshow trên đường phố, công tác điều hành, quản lý cần phải được thực hiện nghiêm túc, sát sao. Nhân sự quản lý sẽ đảm nhận vai trò điều hành, đảm bảo đoàn xe di chuyển đúng lộ trình, đúng thời gian, các nhân sự thực hiện đúng nhiệm vụ được phân công.
Trong những tình huống bất ngờ diễn ra ngoài kịch bản, đội quản lý cũng sẽ là người xử lý, tránh làm gián đoạn chương trình roadshow.
Kết luận
Có thể thấy, để tổ chức được một chương trình roadshow thành công, hiệu quả không hề đơn giản. Chi phí cho những chiến dịch quảng cáo diễu hành thế này cũng không hề nhỏ. Do đó mà bất cứ sai sót nào cũng có thể gây ra sự lãng phí, tổn thất khá lớn về ngân sách.
Cho nên cách tốt nhất, chúng tôi khuyên các nhà đầu tư nên tìm đơn vị có kinh nghiệm tổ chức roadshow quảng cáo chuyên nghiệp. Dịch vụ tổ chức roadshow trọn gói sẽ hỗ trợ các nhà đầu tư mọi mặt về việc lên kế hoạch, kịch bản, thuê và trang trí đoàn phương tiện, nhân sự tham gia, điều hành, giấy phép quảng cáo,…
Và nếu đang cần tìm một đơn vị tổ chức chương trình roadshow hiệu quả, tiết kiệm, hãy liên hệ ngay với Sixth Sense Media để được tư vấn thêm nhé!
Công ty CP Truyền thông quảng cáo ngoài trời – SIXTH SENSE MEDIA
VP Hà Nội:
Địa chỉ: Tầng 3, số 6 Nguyễn Công Trứ, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tel: (0243) 237 3692
Hotline: 0982 513 898
VP Hồ Chí Minh:
Địa chỉ: 459 Sư Vạn Hạnh, P.12, Q.10, TPHCM
Tel: (08) 88 589 489
Hotline: 0934 519 516
Email: contact@ssm.vn